Як організувати свій день

Як організувати свій день

Час – дефіцитний і непоправний ресурс. Рівень майстерності в управлінні ним прямо пропорційний успіху. Від того, як ви будуєте свій день, залежить ваша особиста і професійна ефективність.Пропонуємо вам познайомитися з основними методиками управління часом, їх інструментарієм, принципами та прийомами.

Метод Бенджаміна Франкліна

Метод Бенджаміна Франкліна - як організувати свій день

Бенджамін Франклін (Benjamin Franklin) був сином миловара, але завдяки самоорганізації і дисципліні досяг успіху в багатьох областях: у політиці, дипломатії, науці, публіцистиці. Він є одним з батьків-засновників Сполучених Штатів Америки – брав участь у створенні Декларації незалежності і Конституції країни.

Портрет Франкліна поміщений на стодоларову купюру, хоча він ніколи не був президентом США. Йому приписується авторство таких крилатих фраз, як «Час – гроші» і «Не відкладайте на завтра те, що можна зробити сьогодні».

Час для Франкліна дійсно мав колосальне значення.

Любиш життя? Тоді не втрачай часу, бо час – тканина, з якої складається життя.
Бенджамін Франклін

У 20 років Франклін розробив для себе систему організації часу, якою користувався протягом усього життя. Сучасники назвали її «пірамідою Франкліна» (іноді також зустрічається найменування «піраміда продуктивності» – productivity pyramid).

Піраміда Франкліна - як організувати свій день

В основі піраміди – життєві цінності. Це моральні орієнтири у вирішенні будь-яких завдань. Франклін називав їх чеснотами.

Для себе він визначив 13 чеснот: помірність, мовчазність, любов до порядку, рішучість, ощадливість, працьовитість, щирість, справедливість, помірність, охайність, спокій, цнотливість і лагідність.

Щоб щодня працювати над собою, Франклін завів спеціальну записну книжку, в якій відвів по сторінці на кожен життєвий принцип. Кожну сторінку він розлінив на сім стовпців (дні тижня). Потім провів 13 горизонтальних ліній за кількістю чеснот.

Таким чином, кожен день він фокусувався на одній з чеснот, а вечорами в квадратиках відзначав промахи, допущені на шляху до «моральної досконалості».

Наступний щабель піраміди Франкліна – це глобальна мета. Вона базується на життєвих принципах і відповідає на питання: «Чого я хочу досягти до N років?» Глобальною метою для лікаря, наприклад, може бути прагнення стати заввідділенням до 35 років, а для менеджера – запустити свій стартап.

Бенджамін Франклін – воістину праотець to-do-планування. Він завжди дотримувався розпорядку і розписував буквально кожен свій крок. Тому далі в його піраміді йдуть:

  • генеральний план – покрокова інструкція по досягненню глобальної мети;
  • довгостроковий план – цілі на найближчі 3-5 років;
  • короткостроковий план – завдання на найближчий рік і місяць;
  • планування на тиждень і день.

Усі сходинки піраміди розташовані послідовно – кожна наступна спирається на попередню.

Щоб організувати свій день за методом Франкліна, потрібно визначитися з фундаментальними життєвими принципами, поставити глобальну мету і скласти план по її досягненню.
Для довгострокового і короткострокового планування можна використовувати один з електронних інструментів або завести паперовий блокнот і впровадити систему «швидких записів».

Метод Стівена Кові

Метод Стівена Кові - як організувати свій день

Одним з послідовників системи Франкліна вважається Стівен Кові (Stephen Covey). Це всесвітньо відомий експерт і коуч в області менеджменту. Кові – професійний оратор і автор безлічі книг. Одна з них увійшла в список найбільш впливовою бізнес-літератури журналу Time.

Це книга, яка випередила свій час «Сім навичок високоефективних людей». Кові написав її в 1989 році, але бестселером вона стала лише після перевидання в 2004-му.

Концепція Кові базується на послідовності з семи навичок.

  1. Заточувати пилу, тобто постійно самовдосконалюватися.
  2. Досягати синергії, тобто прагнути до взаємовигідної взаємодії.
  3. Бути проактивним.
  4. Намагатися спочатку почути, а вже потім – бути почутим.
  5. Починати, представляючи кінцеву мету.
  6. Думати в дусі «виграв – виграв».
  7. Спочатку робити те, що потрібно робити в першу чергу.

Реалізувати останній навик допоможе матриця розподілу завдань і розстановки пріоритетів. Її Кові запозичив у 34-го президента США Дуайта Девіда Ейзенхауера (Dwight David Eisenhower).

Матриця Ейзенхауера - як організувати свій день

Всі завдання розподіляються на чотири групи:

  1. Термінові і важливі (потрібно зробити якомога швидше);
  2. Нетермінові важливі (стратегічні завдання з віддаленим дедлайном);
  3. Термінові неважливі (потрібно зробити швидко, але можна відкласти або не займатися самому);
  4. Нетермінові й неважливі (як правило, такі справи можна викреслити або доручити третім особам).

На думку Кові, успішні люди вкрай рідко виявляються в цейтноті, так як швидко розправляються з завданнями з категорій 1 і 3 і без жалю жертвують справами з квадрата 4. При цьому 60-80% часу і сил вони відводять на вирішення завдань з квадрата 2, тому що саме вони є локомотивом прогресу.

Щоб стати ефективнішим, в кінці або на початку дня виписуйте стоять перед вами завдання і задавайте їм пріоритетність за допомогою матриці Ейзенхауера (або матриці Кові – кому як більше подобається). Для цього можна скористатися додатком Eisenhower (iOS) або MyEffectivenessHabits (Android). Намагайтеся дотримуватися пропорцію: 40% – важливі термінові справи, 60% – важливі нетермінові.

Метод Тіма Феріса

Тімоті Феріс (Timothy Ferriss) – популярний гуру продуктивності. Записи його публічних виступів збирають мільйони переглядів, а книги розходяться такими ж величезними тиражами.

Не дивно – кому не хочеться «працювати по 4 години на тиждень, не виступаючи в офісі” від дзвінка до дзвінка “, і при цьому жити де завгодно і багатіти»? Однойменна книга Феріса стала номером один в списках бестселерів The New York Times і The Wall Street Journal.

Його метод стоїть на двох китах:

  • Закон Парето: 20% зусиль дають 80% результату, а інші 80% зусиль – лише 20% результату. Це означає, що потрібно зосередитися на діяльності, яка дійсно важлива.
  • Закон Паркінсона: робота заповнює весь час, відпущений на неї. Це означає, що на завдання необхідно відводити рівно стільки, скільки потрібно для її виконання.

Щоб встигати більше, не потрібно збільшувати тривалість робочого дня. Навпаки, скорочуйте її, фокусуйтесь тільки на дійсно важливому. Все інше відмітайте, віддавайте на аутсорсинг або делегуйте.

Підходу Феріса відповідає техніка планування 1-3-5. Її суть проста: в список справ вноситься одна важлива справа, три середніх і п’ять дрібних. Всього – дев’ять. Вони апріорі розподілені по терміновості, що допомагає позбутися відчуття авралу.

Феріс – противник багатозадачності і інформаційних перевантажень. При одночасному виконанні декількох справ відбувається розфукусування уваги. В результаті продуктивність не підвищується, а падає. Так само йде справа з безперервним поглинанням інформації. Постійна перевірка пошти, месенджерів і соцмереж лише створює помилкове відчуття зайнятості, але не наближає до мети.

А ось стреси, навпаки, Феріс вважає нашими помічниками.

Страх – це індикатор. Страх – наш друг. Часом він показує, чого не слід робити, але частіше показує, що як раз варто робити.
Тім Феріс

Слід зазначити, що Тім Феріс не єдиний, хто прагне до продуктивності, працюючи менше. Стівер Роббінс (Stever Robbins), автор книги «9 кроків до того, щоб працювати менше і встигати більше», пропонує для цього метод «активних днів», коли в певний день призначаєш собі «контролера», який буде стежити за прогресом.

Цей метод підійде вам, якщо ви не можете слідувати суворим графіком і to-do-списки для вас не працюють. Будуйте свій день так, щоб 20% часу займали найбільш складні і важливі справи. Решта нехай йде своєю чергою. Іншими словами, якщо вам необхідно провести ділову зустріч, то потрібно вибрати день, час, тривалість і строго слідувати наміченим. Частину дня можна присвятити будь-якій поточній роботі.

Метод Гліба Архангельського

Гліб Архангельський – експерт в області організації часу, засновник і керівник однойменної компанії. Його особливість не в створенні оригінальних розробок, а в тому, що він викладає прийоми тайм-менеджменту просто і доступно, адаптуючи їх до вітчизняних реалій.

Архангельський – автор декількох популярних бізнес-книг: «Робота 2.0: прорив до вільного часу», «Формула часу», «Тайм-драйв» та інших.

Остання найбільш популярна. У «Тайм-драйв» розповідається про важливість планування, цілепокладання і мотивації, а також наводяться дієві прийоми управління часом і боротьби з прокрастинація.

  • «Жаби». У кожного є нудні завдання, які постійно відкладаються на потім. Ці неприємні справи накопичуються і психологічно тиснуть. Але якщо щоранку починати з «поїдання жаби», тобто насамперед виконувати якусь нецікаву завдання, а потім вже переходити до інших, то поступово справи впорядкують.
  • «Якір». Це матеріальні прив’язки (музика, колір, рух), пов’язані з певним емоційним станом. «Якір» необхідний для того, щоб налаштуватися на вирішення тієї чи іншої задачі. Наприклад, можна привчити себе працювати з поштою під класичну музику, і всякий раз, коли буде лінь розвантажувати інбокс, потрібно буде лише включити Моцарта або Бетховена, щоб зловити потрібну психологічну хвилю.
  • «Біфштекс з слона». Чим більше завдання (написати дисертацію, вивчити іноземну мову і так далі) і чим жорсткіший дедлайн, тим складніше приступити до його виконання. Лякає саме масштабність: незрозуміло, з чого починати, чи вистачить сил. Такі завдання називаються «слонами». Єдиний спосіб «з’їсти слона» – готувати з нього «біфштекси», тобто розбити велику справу на кілька маленьких.

Примітно, що Гліб Архангельський велику увагу приділяє не тільки раціоналізації робочих процесів, а й відпочинку (повне найменування його бестселера – «Тайм-драйв: як встигати жити і працювати»). Він переконаний, що без гарного відпочинку, що включає в себе здоровий сон і фізичну активність, неможливо бути продуктивним.

Плануйте кожен свій день. Todoist, Wunderlist, TickTick і інші подібні програми і сервіси допоможуть вам в цьому. Складні масштабні завдання дробіть на прості дрібні. Вранці робіть саму неприємну роботу, щоб в час, що залишився займатися тільки тим, що подобається. Виробіть тригери, які допоможуть вам справлятися з лінню, і не забувайте включати в графік відпочинок.

Метод Франческо Чирилло

Можливо, вам незнайоме ім’я Франческо Чирилло (Francesco Cirillo), але ви напевно чули про Pomodoro. Чирилло – автор цієї знаменитої техніки тайм-менеджменту. Свого часу у Франческо були проблеми з навчанням: юнак ніяк не міг зосередитися, весь час відволікався. На допомогу прийшов простий кухонний таймер у вигляді помідора.

Суть методу Pomodoro: відрізки часу, відведеного на роботу, – це «помідори». Один «помідор» = 30 хвилин (25 хвилин на роботу і 5 на відпочинок). Запускаємо таймер і працюємо з максимальною віддачею і мінімальними відверненнями протягом 25 хвилин. Звучить сигнал – настав час п’ятихвилинної перерви. Потім знову запускаємо таймер.

Таким чином, продуктивність вимірюється кількістю виконаних за день «помідорок». Чим більше тим краще.

Щоб не витрачати 25 хвилин на придумування собі справи, список завдань потрібно скласти заздалегідь. У ньому ви також зможете відзначати кількість цілих «помідорок» (ставиться хрестик навпроти завдання) і відволікань (ставиться апостроф). Це дозволяє визначити, скільки часу зайняло виконання того чи іншого завдання і наскільки вона була важка.

Метод Pomodoro – доступний і гнучкий. Хочете – ведіть to-do-список на папері й відміряйте 25-хвилинні відрізки кухонним таймером, а хочете – користуйтеся спеціальними сервісами та додатками.

На думку Чирилло, оптимальна тривалість «помідора» – 20-35 хвилин. Але, освоївши техніку, можна експериментувати і міняти інтервали під себе.

Детально з методом Франческо Чирилло можна познайомитися тут (рус).

На початку дня складіть список справ і виконуйте їх, відмірюючи час «помідорами». Якщо протягом 25 хвилин ви відволіклися, поставте навпроти завдання символ ‘. Якщо час минув, але завдання ще не виконано, поставте + і присвятіть їй наступний «помідор». Під час п’ятихвилинної перерви повністю перемикайтеся з роботи на відпочинок: пройдіться, послухайте музику, випийте кави.

Отже, перед вами п’ять основних систем тайм-менеджменту, за допомогою яких можна організувати свій день. Ви можете вивчити їх докладніше і стати апологетом однієї з методик, а можете виробити свою, комбінуючи різні прийоми і техніки.

А як же GTD?

Девід Аллен (David Allen), творець методики GTD, – один з найвідоміших теоретиків особистої ефективності. Його книга «Як привести справи в порядок: мистецтво продуктивності без стресу» названа журналом Time кращою бізнес-книгою десятиліття.

Термін Getting Things Done на слуху, і багато хто помилково ототожнюють його з тайм-менеджментом. Але навіть сам Аллен називає GTD «методикою підвищення особистої ефективності».

Ось як пояснив різницю між управлінням часом і GTD експерт в цьому питанні В’ячеслав Сухомлинов.

GTD – це не тайм-менеджмент. Керувати часом неможливо. В добі у всіх однакова кількість годин. Важлива не кількість часу, а те, чим ви його наповнюєте. Потрібно вміти обробляти великі потоки вхідної інформації, визначати, які дії потрібні для досягнення цілей, і, зрозуміло, діяти. GTD саме про це. Це певний спосіб мислення і життя. А ще GTD – це про стан потоку і зниженні психологічної напруги.
В’ячеслав Сухомлинов
Виконавчий директор ресторанного холдингу. Експерт з практичного застосування GTD

Чи готові сперечатися? Ласкаво просимо в коментарі. Чого, на вашу думку, більше в GTD – тайм-менеджменту або особистої ефективності? Також розкажіть, які прийоми допомагають вам організувати свій день.

1 comment

  1. Natalia

    Дуже цікава стаття, є чому повчитися у видатних людей. Але і сучасні люди придумують цікаві і корисні речі.

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *