Бізнес-етикет

Основні правила бізнес-етикету

Проходження правилам ділового етикету – запорука успіху в бізнесі. Пропонуємо Вашій увазі основні правила, якими потрібно керуватися при знайомстві, виборі одягу і під час ділового ланчу / вечері.

Як знайомитися

Якщо навколо вас незнайомі люди, не потрібно соромитися, сміливо представляйтесь самі, не чекайте, поки вас познайомлять. При знайомстві на діловій зустрічі (конференції, прийомі) не варто відразу розповідати про свої досягнення та перераховувати регалії. Досить просто позначити, чим ви займаєтеся і чому потрапили на зустріч або захід.

Важливо вміти не тільки представляти себе, але і представляти людей один одному. Людина, якій ви представляєте незнайому їй людину, згадується першою. Той, кого ви представляєте, – другим. Знайомлячи рівних по положенню людей, представляйте того, з ким ви краще знайомі, тому, з ким ви знайомі гірше. Чоловіка представляють жінці, молодшого за віком або за службовим положенням – старшому.

Представляйтеся своїм повним ім’ям

У діловій ситуації, ви повинні використовувати своє повне ім’я, не забуваючи звертати увагу на те, як представилися інші. Якщо ваше повне ім’я занадто довге, або важко вимовлятися, вам потрібно подумати про його скорочення. Також можна записати своє ім’я на візитці і дати її при знайомстві. Зробіть ненав’язливий комплімент співрозмовнику -це завжди спонукає до більш ефективної розмови.

Завжди пропонуйте рукостискання, якщо ви вищі за посадою або господар

У сучасних ділових відносинах, приймаюча сторона (або людина вища за посадою), навіть якщо це дама, повинна першою простягати руку для рукостискання. Якщо ж з якоїсь причини людина з більш високою посадою не зробила цього, його співрозмовник відразу ж повинен зреагувати, і, у свою чергу, подати руку якомога швидше. У кожному разі рукостискання має відбутися. Рукостискання – це підкріплення угоди. Крім того, якщо ви хочете, щоб вас сприймали серйозно, само рукостискання теж повинно бути правильним – в міру міцним, не коротким і не тривалим.

Дотримуйтесь дрес-коду

Перше враження про людину легко скласти за його зовнішнім виглядом: діловий костюм, акуратна зачіска, гармонійно підібрані аксесуари. Зовнішній вигляд визначає статус і положення в суспільстві, може розповісти про характер та внутрішній світ людину набагато більше, ніж його слова. Інформацію несе не тільки мова, але і одяг, зачіска, деталі туалету. Виклик і провокація у зовнішньому вигляді – протест проти суспільства, його законів і устоїв.
У багатьох великих компаніях в корпоративній книзі продажів дрес-коду приділена окрема глава. Якщо ж підприємство або організація не має суворих стандартів щодо зовнішнього вигляду персоналу, необхідно дотримуватися загальноприйнятих норм і правил, прийнятих в діловому світі.

Вимовляйте “спасибі” не більше двох разів

Вам просто необхідно сказати це один-два рази під час розмови. В іншому випадку, ви послабите силу цього “чарівного слова” і вашому співрозмовнику може здатися, ніби ви потребуєте чогось небудь і ваше становище залишає бажати кращого.

Уміння слухати і чути опонента

Рідкісний дар, даний від природи: вміння почути іншого, зрозуміти його. У бізнесі цей дар приносить мільйони, у нього є точне визначення – слух на гроші. Кожен клієнт, співробітник і партнер по бізнесу обов’язково розповість про те, що йому потрібно, що його мучить, у чому йому потрібна допомога. Важливо лише вміти почути і зробити зустрічну пропозицію. У діловому світі ця навичка важлива ще й тому, що допомагає зберегти час, який дорожчий за гроші, оскільки його не можна накопичити.

Ведення переговорів

Підготовка переговорів складається з опрацювання ділового протоколу, прийнятого в середовищі дипломатів і бізнесменів, і з змістовної частини – питань, які слід обговорити.

Запрошувати партнерів на переговори слід не менш ніж за два тижні, щоб вони також змогли підготуватися – це заощадить час і створить умови для ефективної комунікації. Що стосується складу делегації, то на переговорах має бути паритет, тобто рівна кількість учасників з обох сторін і відповідність посад представників з кожної.

На зустріч запрошуються тільки ті співробітники, чия присутність дійсно необхідно. Місце проведення переговорів пропонує запрошуюча сторона, але запрошена має право як прийняти, так і відкинути його. Не рекомендується призначати переговори на ранній ранок або пізній вечір.

Коли учасників багато і вони незнайомі, на столі можна розставити картки з прізвищами. Сторони розташовуються одна напроти одної в порядку відповідності посад. Обличчям до дверей сідають представники приймаючої сторони. Між учасниками має бути відстань близько півтора метрів. Першим сідає керівник приймаючої сторони.

Після привітання учасники повинні бути представлені один одному. Також потрібно позначити їх роль і повноваження на переговорах. Першим представляється глава приймаючої сторони, потім глава запрошеної делегації. Після цього вони представляють своїх співробітників: спочатку – приймаючої сторони, потім – запрошеної. Обмін візитками доречний, якщо з кожного боку на зустрічі присутні не більше семи осіб.

Якщо переговори ведуться з іноземною делегацією, необхідно наперед домовитися про мову переговорів і забезпечити технічні засоби для перекладачів. Якщо під час бесіди ведеться запис, слід проінформувати гостей про це. Наприкінці переговорів запис оформляється і до нього додається затверджений раніше план.

Прийнято, щоб розмову починали гості. Не прийнято перебивати виступаючого. У рідкісних випадках, коли дійсно необхідно щось уточнити у процесі промови, можна вибачитися і поставити запитання. Ні в якому разі не можна сперечатися з представниками свого боку.

Якщо ви хочете щось прояснити між собою, потрібно попросити перерву і вийти для обговорення. На переговорах не місце безапеляційним заявам, викликам, різким оцінками і демонстрації переваги. Якщо ви помічаєте таку поведінка з іншого боку, не варто займати оборонну позицію – краще просто промовчати.

Оптимальна тривалість зустрічі – 2 години. Якщо переговори затягуються, необхідна півгодинна перерва на каву. Якщо у вас є подарунки учасникам зустрічі, то вони подаються після переговорів.

Алкогольні напої під час переговорів не подаються. У рідкісних випадках (наприклад, підписання важливого контракту) в самому кінці переговорів може бути запропоновано шампанське – але це радше символічний жест.

Подяки

Протягом двадцяти чотирьох годин після зустрічі вам необхідно вислати листи подяки, причому кожному бувшому на зустрічі – окремо. Якщо ви думаєте про вибір між електронним листом і звичайним, краще віддати перевагу електронному, оскільки він дійде в той же вечір.

Мобільний етикет

Дзвонити на мобільний телефон з ділових питань потрібно в робочий час, у будні ним вважається часовий проміжок з 09:00 до 21:00. Завжди відключайте телефон під час переговорів і спільного обіду. Мелодія дзвінка повинна бути нейтральною (класична телефонна трель, ненав’язлива мелодія або просто вібродзвінок без звуку).

Якщо ви подзвонили комусь і включився автовідповідач, не кидайте трубку. Представтеся і попросіть передзвонити вам, коли це буде зручно. Якщо на ваш дзвінок не відповіли, передзвонюйте не раніше ніж через 2 години – власник телефону побачить пропущений виклик і передзвонить. Неввічливо чекати більше шести гудків – краще покласти трубку після п’ятого дзвінка. Не варто запитувати про наявність часу у співрозмовника, якщо ви телефонуєте в робочий час по конкретному короткому питання.

Закінчує розмову той, хто її почав. Якщо з’єднання перервалося, передзвонює той, хто дзвонив. Найкраще відповідати після другого-третього дзвінка – якщо ви берете трубку відразу ж, то той, що дзвонив може не встигнути зосередитися. Не скидайте дзвінок – це неввічливо. Потрібно відповісти і попросити передзвонити (або ж пообіцяти передзвонити) через конкретний проміжок часу, скажімо через 2 години.

Не треба вибачатися наприкінці розмови за те, що відняли у співрозмовника час, краще просто подякуйте за можливість поговорити про вашу справу. Не давайте номери мобільних телефонів без згоди їх власників.

Якщо забули ім’я – визнайте це

Коли вам представляють людину, зосередьтеся на тому, щоб запам’ятати його ім’я, – під час бесіди частіше називайте його по імені. Забувши, як звуть співрозмовника, постарайтеся пом’якшити ситуацію, коректно перепитавши: “Вибачте, я останнім часом став трохи забудькуватий, не могли б ви нагадати своє ім’я?”

Вітайтеся з колегами

Говоріть “привіт” і “добрий ранок” людям, яких ви знаєте і не знаєте. Людина, з якою ви привітаєтеся в коридорі, може бути людиною, з яким ви будете сидіти поруч на зустрічі, а ви вже увійшли в стан міні-раппорта. Якщо ж хтось вітається з вами – вам необхідно привітатися у відповідь, і це обов’язково.

Вказуйте на предмети помахом руки, а не пальцем

Вказуйте відкритою долонею, і тримайте пальці разом. Якщо ви вказуєте лише своїм вказівним пальцем, це виглядає досить агресивно.

Не підсувайте стілець співрозмовнику

Це абсолютно нормально, якщо ви вирішили притримати двері для свого партнера, але забудьте про те, щоб відсунути стілець як жест поваги: ​​це ділова зустріч, а не побачення. І чоловіки, і жінки підсувають свої стільці самостійно.

Хліб ламають руками

Якщо у вас вже нарізаний скибочками хліб, вам потрібно ламати його виключно руками, а не продовжувати різати ножем.

Що замовляти під час бізнес-ланчу?

Що стосується меню, тут можливі два варіанти: або пропонується набір страв, що не передбачає свободи вибору, або кожен замовляє для себе з меню все, що завгодно. Якщо раптом на діловому обіді Вам подають блюдо, яке ви не можете їсти, бо здоров’я не дозволяє, ні в якому разі не можна на весь стіл заявляти: “Я не буду це є, тому що в мене виразка!” Говорити в суспільстві про свої хвороби не прийнято. Максимум, що можна, – тихенько сказати про це офіціантові.

Замовляючи страви, рухайтеся по меню логічно: холодні страви, потім гарячі, потім десерт. Десерт взагалі зазвичай замовляють наприкінці обіду, коли вже з’їдені основні страви. При цьому непристойно їсти десерт, запиваючи чаєм. Десерт – самостійне блюдо і з напоїв може супроводжуватися тільки десертним вином. Чай або каву п’ють вже після десерту.

Не замовляйте занадто дорогих страв. Якщо ви замовите, наприклад, дорогий стейк або лобстерів, це буде виглядати ніби ви намагаєтеся отримати вигоду з вашої зустрічі. Якщо ж приймаюча сторона дає вам на вибір кілька страв, ви можете вибрати одну з них, в той же час, все одно не потрібно вибирати занадто дорогу. Те ж саме стосується і вина.

Починати їсти всі повинні одночасно і закінчувати трапезу треба також в один час з головною людиною за столом. Якщо вона склала прилади, ви робите те ж саме, навіть якщо ще не все з’їли.

Будьте помірковані в замовленні їжі

Якщо приймаюча сторона, або навіть ваш гість, вибирають певну страву, найкраще буде наслідувати його приклад. Ви ж не хочете, щоб ваш співрозмовник їв на самоті.

Ніколи не просіть загорнути їжу з собою

Ви на зустрічі у справі, а не для того, щоб забирати з собою залишки їжі.

Завжди платить приймаюча сторона

Після того як Ви поїли і вдосталь наговорилися зі своїми супутниками, попросіть рахунок у офіціанта. Запам’ятайте, що, якщо ви запросили людину на зустріч, ви повинні і заплатити. Якщо ж ви запропонували оплатити зустріч жінці, яка запросила вас на переговори, вона може сказати, що платить не вона, а її фірма.

Не просіть офіціанта озвучити суму рахунку – цього робити не годиться. Офіціант принесе Вам папку з вкладеним листком паперу. На ньому буде вказана та сума, яку Вам слід оплатити. Вкладіть гроші з урахуванням чайових (10% від суми замовлення) в дану папку і віддайте офіціантові.

Не зловживайте спиртним

Не вживайте надмірну кількість алкоголю на корпоративних заходах. Багато людей втрачали роботу або руйнували кар’єру, випивши і сказавши зайве. Радою з приводу того, як не пити надмірно може стати замовлення нелюбимого напою для того, щоб пити його на протязі всього вечора.

Красиво завершіть зустріч

Вам завжди потрібно мати напоготові кілька фраз, які дозволять вам залишити захід красиво і по-діловому. Це можуть бути фрази на кшталт: “Був радий вас бачити, але мені пора”, “Вибачте, мені треба йти, але ми обов’язково продовжимо нашу розмову” і т.д.

Дотримуйтесь цих нехитрих порад і ви завжди будете виглядати впевненою і діловою людиною з бездоганною репутацією!

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *