Продуктивність

Як вчасно йти з офісу, при цьому залишаючись продуктивнішим за всіх?

Питання як бути більш продуктивним в офісі цікавить багатьох. Нам теж цікава і важлива відповідь на це питання. Тому, ми приведемо в приклад людину, яка успішно справляється з цією та багатьма іншими проблемами. Кел Ньюпорт вражає багатьох людей. “Чому?” – Запитаєте Ви. Та тому, що він добре знає як стати продуктивним.

Ось деякі факти про Кела:

  1. Він професор університету в Джорджтауні, тому проводить заняття і зустрічається зі студентами.
  2. Він робить шість (і більше) рецензованих академічних журнальних статей на рік.
  3. Він автор чотирьох книг, включаючи прекрасну книгу “So Good They Can not Ignore You”, і працює над п’ятою.
  4. У нього є сім’я і маленька дитина, і він хороший чоловік і батько.
  5. Він щодня веде особистий блог з постами про продуктивність і особисту ефективність.

Враховуючи все це навантаження, Кел Ньюпорт закінчує роботу о 17.30 кожен день і дуже рідко працює по вихідних.

Ні, у Кела немає супер-здібностей або команди помічників у 15 чоловік. З чого випливає, що ми можемо багато чому в нього повчитися і кардинально змінити своє життя. У чому бонус? У результаті ми отримаємо як мінімум 2-3 вільних години на день, які з користю витратимо на себе. Відчуваєте смак?)

Нижче список секретів Кела про те, як краще розпоряджатися своїм часом, перестати лінуватися і робити більше, щодня закінчуючи роботу о 17.30.

Створюйте план, а не список справ

Список справ сам по собі марний – адже це тільки перший крок. Що вам потрібно зробити, це розпланувати ваші справи за часом на графіку. Навіщо? Це допоможе вам тверезо поглянути на ваші дійсні можливості. Це дасть вам можливість вирішувати завдання тоді, коли вони цього вимагають, а не за номерами у списку. Поки ви не розподіліть ваші справи за часом на календарі, ваш список справ – просто список бажань.

Ось що думає про це Кел:

Планування зіштовхує вас обличчям до обличчя з реальністю того, скільки дійсно у вас є часу і як багато часу займе вирішення тих чи інших завдань. Коли ви бачите цю картину цілком, ви можете зробити продуктивною кожну годину вашого робочого дня.

Експерти сходяться на думці, що якщо ви не думаєте про те, скільки часу займуть ваші справи, як стати продуктивним – ви підписуєте себе на провал. Деякі напевно зараз подумають: “Але мою роботу часто переривають”, “Справи обвалюються на мене раптово”. Ну і добре – врахуйте це у вашому графіку. Він не повинен бути ідеальним, все буде змінюватися. Але ж вам потрібен план, інакше ви просто втратите час. Хочете перестати прокрастинувати? Плануйте ваші справи.

Кел каже з цього приводу:

Розподіл завдань по тимчасовим відрізкам зменшує можливість прокрастинації. Ви більше не вирішуєте, працювати вам чи ні в певний відрізок часу – рішення вже зроблено.

Вам здається, що це звучить занадто механічно? Неправда. Дослідження показали, що варто планувати навіть ваш вільний час: у людей, які так роблять, рівень життя на порядок вище.

Добре, тепер список справ викинути в сміттєвий бак і всі завдання переміщаються на календар. Як розставити пріоритети, щоб не працювати весь час?

Пропишіть план на тиждень

Я думаю, ви погодитеся з тим, що останнє, чого потребує наш світ, це більшої кількості непродуманих планів. Ви ніколи не вийдите вперед у цій грі, звертаючи увагу тільки на сьогодні, не думаючи про завтрашній день. Як можна одночасно писати книги, проводити заняття, зустрічатися зі студентами, писати наукові статті та бути хорошим батьком? Сплануйте ваше тиждень.

Ось, що говорить Кел:

Люди не хочуть бути далекоглядними у своєму плануванні. Я ж щодня знаю, що я буду робити в кожну годину. Щотижня я знаю, що я буду робити кожен день. І кожен місяць я знаю, що я буду робити щотижня цього місяця.

Закочуєте очі? Звучить надто суворо? Це простіше, ніж здається. Потрібна тільки година кожного ранку понеділка.

Вранці кожного понеділка я складаю тижневий план. Я перевіряю свої вхідні повідомлення, перевіряю список завдань, дивлюся на календар подій, і намагаюся прийняти найкращі рішення для кожного дня цього тижня. Я записую його в електронний лист, який відсилаю на свій же ящик, тому що це те місце, в яке я заглядаю по багато разів за день.

І він має рацію. Досвід показує, що ми витрачаємо наш час більш мудро, коли слідуємо плану.

Можливо, ви думаєте, що достатньо відобразити ваші тижневі обов’язки в голові. Це не так. Записаному плану набагато легше слідувати, як доводять дослідження.

І ось у вас є чіткий графік і тижневий план, але він виходить занадто переповнений справами. Кел знає, як вирішити і цю проблему в тому числі.

Краще зробити менше, але якісно

Можливо, ви думаєте, що на вас занадто багато завдань, що ви ніколи не вирішите їх за такий період часу. І ви можете бути праві. Але опускати руки і працювати до 22.00 – не найкраще рішення, якщо ви всерйоз думаєте, як стати продуктивним.

Ви берете на себе більше, ніж вам потрібно. Робіть менше роботи. Запитайте себе: “Що дійсно цінно в моєму житті?” Після чого, відкиньте все інше, на скільки це можливо.

Кел ділиться:

Нас цінують за те, що у нас виходить найкраще. Тому, якщо ви хочете досягти максимальних успіхів, краще робіть менше роботи, але робіть її найкраще. Люди кажуть “так” занадто багатьом речам. Я частіше кажу “ні”. Я безкомпромісно уникаю завдань, що не становлять для мене великої цінності.

Вам здається, що вам не вистачає часу, але Джон Робінсон, провідний дослідник в області тайм-менеджменту, не згоден з цим. Ми можемо мати більше вільного часу, ніж коли-небудь.

Він стверджує, що не дивлячись на те, що американцям здається, що вони працюють більше, ніж коли небудь – це не так. Його дослідження показують, що кількість робочих годин, як у США, так і по всьому світу, знижується останні 40 років. Він каже, що у кожного тепер є більше часу на відпочинок.

Так що ж виходить? Вам здається, ніби у вас немає часу, через те, що воно розбите маленькими неприємними завданнями, які висмоктують з вас життя. Так що робіть менше. І робіть це чудово.

Ваші плани під контролем і тепер ви робите менше. Залишається одне питання: як саме вам розпорядитися вашим часом?

Закінчуйте роботу о 17.30. Виходячи із цього будуйте план робіт на день

Робота заповнить весь час, який ви дозволите. Дайте їй 24/7 і як думаєте, що станеться? Вам потрібні часові рамки, якщо ви хочете балансу між роботою і життям. Це також допоможе вам працювати краще, бо рамки змушують вас бути більш ефективним. Встановивши дедлайн на 17.30 і потім розподіливши завдання, ви зможете взяти під контроль цей ураган обов’язків. Кел називає це продуктивністю, взятою в лещата графіка.

Дослідження говорять, що почуття контролю над вашим графіком запобігає виснаженню від роботи. Все, що завгодно, що дає відчуття контролю над ситуацією (неважливо, чи підвищує це рівень контролю в дійсності, чи ні), зменшить кількість стресів.

Отже, ви пропрацювали ваш графік, давши кожній задачі певний час. Але як впоратися з довгостроковими проектами?

Сконцентруйтеся на головному

Не вся робота рівноцінна. Кел каже, що працівники розумової справи стикаються з двома фундаментально різними типами роботи, дрібною і глибокою:

Дрібна робота – це всякі дрібниці, на зразок відправки листів, зустрічей, передачі інформації. Завдання, які не використовують ваші таланти. Серйозна робота використовує ваші можливості до межі. Вона приносить вартісні результати і покращує ваші навички.

В чому проблема? Більшість з нас “тоне в мілководді”. Самі зайняті люди роблять менше значимої роботи, ніж ті. які закінчують працювати в 17. Причина того, що вони працюють вдень і вночі, і на вихідних в тому, що їхнє робоче життя переповнене одними дрібницями. Вони відповідають на повідомлення, переносять інформацію, і роблять безліч малоцінних речей, які відбирають багато часу.

Ще ніхто в історії світу не став головним начальником тому, що відповів на купу повідомлень або сходив на безліч зустрічей. Кел правий в тому, що дрібна робота заважає вам загорітися, а глибока робота – це те, що надихає вас.

Створіть собі відрізки часу, в які переривання від справ виключено. Який найкращий перший крок? Перестаньте перевіряти e-mail вранці, перші пару годин робочого дня. Багатьом людям навіть складно це уявити: “Як я можу цього не робити? Я повинен перевірити повідомлення, щоб дізнатися інформацію, необхідну для роботи”.

Ви, здивуєтеся, зрозумівши, як часто це необов’язково. Можливо, вам потрібно буде перевірити пошту, щоб завершити ваші завдання на 100%. Але ви можете зробити роботу на 80% або 90% перш, ніж ви зайдете на Gmail і підірвете свій мозок допаміновою схвильованістю і кортизоловою панікою.

Так як нам зв’язати все це разом?

Підсумки

П’ять великих порад від Кела:

  1. Список справ – це зло. Створюйте план.
  2. Плануйте ваш день з дедлайном о 17.30.
  3. Робіть план на тиждень вперед.
  4. Працюйте менше, але робіть цю роботу відмінно.
  5. Менше займайтеся дрібницями – більше глибокою роботою.

Графіки і плани – це звучить холодно і серйозно, але кінцевий результат буде далекий від цього. Ви будете менше відчувати стрес, створите більше часу для друзів і сім’ї, і зробите речі, якими будете пишатися.

Кел розповідає:

Робота в розумовій сфері – це таке ж ремесло. Різниця лише в тому, що б створюєте інформацію, а не поліровані дошки. Ви генеруєте ідеї. Ви витягаєте знання з сирого матеріалу і чим більше ви будете ставитися до цього, як майстер до своєї справи, тим більше задоволені ви будете, не кажучи вже про великі успіхи.

Офіси усього світу обійдуться без кількох механічних роботів, яких замінять горді майстра.

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *